Okres wypowiedzenia od kiedy się liczy a obowiązki pracodawcy

Rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem to jedna z najczęstszych procedur w prawie pracy. Choć na pierwszy rzut oka zasady rozstania się z pracownikiem wydają się jasne, to w praktyce ustalenie dokładnego momentu, w którym rozpoczyna się i kończy okres wypowiedzenia, sprawia pracodawcom wiele trudności. Błędne wyliczenie terminów może nieść za sobą poważne konsekwencje prawne i finansowe, w tym spory przed sądem pracy. W niniejszym artykule szczegółowo wyjaśniamy, jak prawidłowo liczyć okres wypowiedzenia w zależności od sposobu jego określenia oraz jakie kluczowe obowiązki ciążą na pracodawcy w tym szczególnym czasie.

Jak prawidłowo obliczyć okres wypowiedzenia?

Zgodnie z przepisami polskiego Kodeksu pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę może być wyrażony w dniach, tygodniach lub miesiącach. Długość tego okresu zależy przede wszystkim od rodzaju zawartej umowy oraz stażu pracy u danego pracodawcy. Kluczową zasadą, o której musi pamiętać każdy pracodawca, jest to, że okres wypowiedzenia zawsze kończy się w ściśle określonym dniu, co bezpośrednio wpływa na moment jego rozpoczęcia.

Okres wypowiedzenia liczony w dniach

Wypowiedzenie liczone w dniach dotyczy głównie umów o pracę na okres próbny, które zostały zawarte na czas nieprzekraczający 2 tygodni (wtedy okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze). Przy obliczaniu okresu wypowiedzenia wyrażonego w dniach stosuje się ogólne zasady prawa cywilnego, z uwzględnieniem specyfiki prawa pracy. Bieg wypowiedzenia rozpoczyna się od dnia następującego po dniu doręczenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy. Do okresu tego wlicza się wyłącznie dni robocze, do których nie zalicza się niedziel oraz świąt ustawowo wolnych od pracy, chyba że u danego pracodawcy praca jest świadczona również w te dni.

Okres wypowiedzenia liczony w tygodniach

Okres wypowiedzenia wyrażony w tygodniach (wynoszący np. 1 tydzień lub 2 tygodnie) zawsze kończy się w sobotę. Oznacza to, że niezależnie od tego, w którym dniu tygodnia pracownik otrzymał pismo o wypowiedzeniu (np. w poniedziałek, środę czy piątek), okres wypowiedzenia zaczyna biec od najbliższej niedzieli i kończy się w sobotę po upływie odpowiednio jednego lub dwóch tygodni. W praktyce oznacza to, że rzeczywisty czas trwania wypowiedzenia może być nieco dłuższy niż pełne 7 czy 14 dni, licząc od dnia złożenia oświadczenia.

Okres wypowiedzenia liczony w miesiącach

Najwięcej wątpliwości budzi okres wypowiedzenia liczony w miesiącach (wynoszący 1 miesiąc lub 3 miesiące). Przepisy Kodeksu pracy jednoznacznie wskazują, że okres wypowiedzenia oznaczony w miesiącach rozpoczyna się z pierwszym dniem miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym złożono wypowiedzenie, a kończy się w ostatnim dniu miesiąca. Przykładowo, jeśli pracodawca lub pracownik złoży wypowiedzenie 15 marca, okres wypowiedzenia rozpocznie się 1 kwietnia i zakończy 30 kwietnia (przy wypowiedzeniu jednomiesięcznym) lub 30 czerwca (przy wypowiedzeniu trzymiesięcznym). Złożenie wypowiedzenia na początku miesiąca sprawia, że pracownik pozostaje w stosunku pracy niemal o miesiąc dłużej, niż wynosi sam formalny okres wypowiedzenia.

Forma i doręczenie wypowiedzenia a moment rozpoczęcia biegu

Niezbędnym warunkiem do tego, aby okres wypowiedzenia w ogóle zaczął się liczyć, jest prawidłowe i skuteczne doręczenie oświadczenia woli drugiej stronie. Zgodnie z Kodeksem pracy, wypowiedzenie umowy o pracę powinno mieć formę pisemną. Jeśli pismo jest wręczane osobiście w siedzibie firmy, sprawa jest prosta – momentem doręczenia jest chwila przekazania dokumentu pracownikowi, nawet jeśli odmówi on podpisania odbioru (pod warunkiem, że miał realną możliwość zapoznania się z jego treścią, co warto potwierdzić podpisami świadków). Sytuacja komplikuje się przy wysyłce pocztą. Wówczas stosuje się tzw. teorię doręczenia, zgodnie z którą pismo uważa się za doręczone w momencie, gdy adresat mógł się z nim zapoznać w zwykłym biegu zdarzeń. Najczęściej jest to dzień odebrania przesyłki poleconej. Jeśli pracownik nie odbiera awizowanej przesyłki, uznaje się ją za doręczoną z upływem siódmego dnia od drugiego awizowania (tzw. „fikcja doręczenia”). Dla pracodawcy oznacza to, że wysyłając wypowiedzenie pocztą pod koniec miesiąca, ryzykuje, że zostanie ono doręczone dopiero w kolejnym miesiącu, co przesunie rozpoczęcie biegu wypowiedzenia o cały miesiąc.

Kiedy zaczyna biec okres wypowiedzenia?

Aby prawidłowo ustalić bieg wypowiedzenia, należy odróżnić moment złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu od momentu rozpoczęcia biegu samego okresu wypowiedzenia. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę uważa się za złożone z chwilą, gdy doszło do drugiej strony w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Od tego momentu wypowiedzenie jest skuteczne i nie można go jednostronnie cofnąć. Jednak sam bieg okresu wypowiedzenia (rozumiany jako formalny czas trwania tego okresu) rozpoczyna się odpowiednio w najbliższą niedzielę (dla okresów tygodniowych) lub pierwszego dnia kolejnego miesiąca (dla okresów miesięcznych). Do tego czasu pracownik i pracodawca pozostają w normalnym stosunku pracy, a ich wzajemne prawa i obowiązki nie ulegają zmianie.

Choroba pracownika a bieg okresu wypowiedzenia

Wielu pracodawców zastanawia się, co dzieje się w sytuacji, gdy pracownik w okresie wypowiedzenia zachoruje i przedłoży zwolnienie lekarskie (L4). Warto wyraźnie podkreślić, że choroba pracownika, która rozpoczęła się po doręczeniu mu wypowiedzenia, nie przerywa ani nie zawiesza biegu okresu wypowiedzenia. Umowa o pracę rozwiąże się z upływem wcześniej ustalonego terminu, niezależnie od tego, czy pracownik w tym dniu będzie przebywał na zwolnieniu lekarskim. Ochrona przed zwolnieniem w czasie choroby (art. 41 Kodeksu pracy) dotyczy bowiem zakazu składania oświadczenia o wypowiedzeniu przez pracodawcę w czasie usprawiedliwionej nieobecności, a nie sytuacji, gdy wypowiedzenie zostało już skutecznie złożone przed pójściem na zwolnienie.

Możliwość skrócenia okresu wypowiedzenia

Kodeks pracy przewiduje dwie odrębne sytuacje, w których okres wypowiedzenia może zostać skrócony. Pierwsza z nich to jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia przez pracodawcę (z 3 miesięcy do maksymalnie 1 miesiąca) w przypadku likwidacji firmy, upadłości lub z innych przyczyn niedotyczących pracowników (np. zwolnienia grupowe). W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie za pozostałą część okresu wypowiedzenia, a okres ten wlicza się do stażu pracy. Druga sytuacja to porozumienie stron w sprawie skrócenia okresu wypowiedzenia po już złożonym oświadczeniu o wypowiedzeniu. Pracodawca i pracownik mogą wspólnie ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy, co nie zmienia faktu, że umowa zostaje rozwiązana w trybie wypowiedzenia, a jedynie modyfikuje datę jej zakończenia. Rozwiązanie to nie rodzi po stronie pracodawcy obowiązku wypłaty odszkodowania, chyba że strony postanowią inaczej w porozumieniu.

Obowiązki pracodawcy w okresie wypowiedzenia

Rozwiązanie umowy o pracę to czas, w którym na pracodawcy ciąży szereg obowiązków o charakterze administracyjnym, finansowym i organizacyjnym. Niedopełnienie któregokolwiek z nich może skutkować nałożeniem kar przez Państwową Inspekcję Pracy lub skierowaniem sprawy na drogę sądową przez pracownika.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

Jednym z uprawnień pracodawcy, które jednocześnie rodzi określone obowiązki, jest możliwość zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia. Decyzja ta leży wyłącznie w gestii pracodawcy i nie wymaga zgody pracownika. W okresie takiego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, które oblicza się tak jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Jest to niezwykle przydatne narzędzie w sytuacjach, gdy dalsza obecność pracownika w firmie mogłaby wpłynąć negatywnie na atmosferę lub bezpieczeństwo danych.

Udzielenie zaległego i bieżącego urlopu wypoczynkowego

W okresie wypowiedzenia pracownik ma obowiązek wykorzystać urlop wypoczynkowy, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. Pracodawca może podjąć taką decyzję jednostronnie, bez uzyskiwania zgody pracownika i bez uzgadniania z nim terminu. Dotyczy to zarówno urlopu zaległego z poprzednich lat, jak i urlopu bieżącego, należnego w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w roku ustania stosunku pracy. Wykorzystanie urlopu w naturze jest dla pracodawcy korzystniejsze finansowo, ponieważ pozwala uniknąć konieczności wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.

Dni na poszukiwanie pracy

Jeżeli to pracodawca wypowiada umowę o pracę, a okres wypowiedzenia wynosi co najmniej dwa tygodnie, pracownikowi przysługują płatne dni na poszukiwanie nowej pracy. Wymiar tego zwolnienia wynosi 2 dni robocze przy okresie wypowiedzenia wynoszącym dwutygodniowy lub jednomiesięczny oraz 3 dni robocze przy okresie trzymiesięcznym. Za czas tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia. Warto pamiętać, że uprawnienie to nie przysługuje, gdy to pracownik składa wypowiedzenie lub gdy umowa rozwiązywana jest za porozumieniem stron.

Wypłata wynagrodzenia i ekwiwalentu

Pracodawca zobowiązany jest do terminowej wypłaty wynagrodzenia za cały okres wypowiedzenia, w tym za dni, w których pracownik był zwolniony ze świadczenia pracy lub przebywał na urlopie. Ponadto, jeżeli pracownik nie wykorzystał całego należnego mu urlopu wypoczynkowego w naturze do dnia rozwiązania umowy, pracodawca ma bezwzględny obowiązek wypłacić mu ekwiwalent pieniężny. Wypłata ekwiwalentu musi nastąpić w ostatnim dniu zatrudnienia, czyli w dniu, w którym umowa o pracę ostatecznie się rozwiązuje.

Wystawienie świadectwa pracy

W związku z rozwiązaniem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Powinno to nastąpić w dniu, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy przesyła je pracownikowi za pośrednictwem poczty lub doręcza w inny sposób. Świadectwo pracy musi zawierać precyzyjne informacje dotyczące m.in. okresu zatrudnienia, wymiaru czasu pracy, podstawy prawnej rozwiązania umowy oraz wykorzystanego urlopu.

Najczęstsze błędy pracodawców i ich konsekwencje przed sądem pracy

Do najczęstszych błędów popełnianych przez zatrudniających należy błędne wskazanie daty zakończenia stosunku pracy w piśmie wypowiadającym umowę. Często pracodawcy mylą datę upływu okresu wypowiedzenia z datą jego wręczenia, co prowadzi do skrócenia wymaganego prawem okresu. Jeżeli pracodawca zastosuje okres wypowiedzenia krótszy niż wymagany, umowa o pracę i tak rozwiąże się z upływem okresu wymaganego przez prawo, a pracownikowi przysługuje wynagrodzenie do końca tego okresu. Ponadto pracownik może odwołać się do sądu pracy, żądając odszkodowania lub przywrócenia do pracy. Kolejnym błędem jest niewypłacenie ekwiwalentu za urlop w ostatnim dniu pracy, co może skutkować kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy i nałożeniem grzywny.

Konsekwencje błędnego obliczenia okresu wypowiedzenia

Błędne wyliczenie okresu wypowiedzenia przez pracodawcę niesie za sobą konkretne ryzyka prawne. Jeśli pracodawca wskaże w świadectwie pracy lub piśmie wypowiadającym datę wcześniejszą niż wynikająca z przepisów, pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o odszkodowanie za czas do pełnego upływu okresu wypowiedzenia. Sąd pracy w takiej sytuacji stoi na straży bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa pracy. Co istotne, wadliwe określenie terminu nie powoduje nieważności samego wypowiedzenia – umowa i tak się rozwiąże, ale w terminie prawidłowym, a pracodawca będzie musiał wyrównać pracownikowi uszczerbek finansowy za okres, w którym bezprawnie pozbawił go zatrudnienia.

Praktyczny przykład obliczania okresu wypowiedzenia

Wyobraźmy sobie sytuację, w której pan Jan jest zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony od 5 lat. Jego staż pracy uprawnia go do 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Pracodawca postanawia rozwiązać z nim umowę o pracę i wręcza mu pismo z wypowiedzeniem w dniu 12 maja. Jak w tej sytuacji przebiegają terminy i jakie obowiązki ma pracodawca?

Doręczenie pisma: 12 maja. Od tego momentu wypowiedzenie jest skuteczne.
Rozpoczęcie biegu wypowiedzenia: 1 czerwca. Maj nie wlicza się do 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia.
Zakończenie okresu wypowiedzenia: 31 sierpnia. W tym dniu stosunek pracy ostatecznie ustaje.
Obowiązki pracodawcy w tym czasie: Pracodawca decyduje się skierować pana Jana na zaległy urlop wypoczynkowy (15 dni) w czerwcu. Na lipiec i sierpień zwalnia go z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Dodatkowo, ponieważ to pracodawca wypowiedział umowę, udziela panu Janowi 3 dni roboczych wolnych na poszukiwanie pracy. W dniu 31 sierpnia pracodawca wypłaca panu Janowi ostatnie wynagrodzenie oraz wręcza mu prawidłowo sporządzone świadectwo pracy.

Podsumowanie

Precyzyjne ustalenie, od kiedy liczy się okres wypowiedzenia, jest fundamentem prawidłowego i zgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę. Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni dokładnie przeanalizować daty doręczenia pism oraz ustawowe terminy zakończenia okresów wypowiedzenia. Pamiętanie o obowiązkach takich jak rozliczenie urlopu, wypłata ekwiwalentu, udzielenie dni na poszukiwanie pracy oraz terminowe wydanie świadectwa pracy pozwala uniknąć niepotrzebnych sporów prawnych i chroni interesy obu stron stosunku pracy. W razie wątpliwości warto skonsultować się ze specjalistą ds. kadr i płac lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.