Wypowiedzenie za porozumieniem stron a zasiłek a obowiązki pracodawcy

Rozwiązanie stosunku pracy na mocy porozumienia stron jest jednym z najczęściej wybieranych sposobów zakończenia współpracy między pracownikiem a pracodawcą. W języku potocznym bardzo często funkcjonuje pojęcie „wypowiedzenie za porozumieniem stron”, choć z punktu widzenia polskiego prawa pracy jest to sformułowanie błędne i zawierające wewnętrzną sprzeczność. Wypowiedzenie jest bowiem jednostronną czynnością prawną, podczas gdy porozumienie stron stanowi dwustronną umowę, w której obie strony zgodnie decydują o zakończeniu łączącego je stosunku prawnego. Niezależnie od terminologii, ten tryb rozstania wywołuje doniosłe skutki prawne, zwłaszcza w obszarze zabezpieczenia społecznego pracownika oraz obowiązków dokumentacyjnych i finansowych pracodawcy. Szczególne znaczenie ma tutaj kwestia prawa do zasiłku dla bezrobotnych, które przy porozumieniu stron podlega specyficznym ograniczeniom.

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron – charakterystyka i podstawa prawna

Podstawę prawną dla rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron stanowi art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Przepis ten wskazuje, że umowa o pracę rozwiązuje się na mocy porozumienia stron. Jest to najbardziej elastyczny i najmniej sformalizowany sposób ustania stosunku pracy. Może być zastosowany do każdego rodzaju umowy o pracę – na okres próbny, na czas określony oraz na czas nieokreślony. Co istotne, porozumienie stron może zostać zawarte w każdym czasie, nawet w okresach, w których pracownik podlega szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem, na przykład podczas urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego czy w okresie ciąży.

Główną zaletą tego rozwiązania jest swoboda kontraktowa stron. Pracodawca i pracownik mogą wspólnie ustalić dowolny termin rozwiązania umowy – może to być dzień podpisania porozumienia, koniec bieżącego miesiąca, a nawet termin odległy o kilka miesięcy. Strony nie są związane ustawowymi okresami wypowiedzenia. Ponadto w treści porozumienia można uregulować szereg dodatkowych kwestii, takich jak zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, zasady korzystania z urlopu wypoczynkowego w okresie przejściowym, kwestie zwrotu sprzętu służbowego czy też wypłatę dodatkowej odprawy lub premii motywacyjnej.

Zasiłek dla bezrobotnych a porozumienie stron – zasada ogólna i okres karencji

Dla pracownika kluczowym aspektem przy podejmowaniu decyzji o podpisaniu porozumienia stron jest to, jak wpłynie ono na jego sytuację finansową po ustaniu zatrudnienia. Wiele osób błędnie zakłada, że sam fakt zarejestrowania się w powiatowym urzędzie pracy gwarantuje natychmiastowe otrzymanie zasiłku dla bezrobotnych. Zasady przyznawania tego świadczenia reguluje ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Zgodnie z art. 75 ust. 1 pkt 2 wspomnianej ustawy, prawo do zasiłku nie przysługuje bezrobotnemu, który w okresie 6 miesięcy przed zarejestrowaniem się w urzędzie pracy rozwiązał stosunek pracy na mocy porozumienia stron. W takiej sytuacji urząd pracy nakłada na osobę bezrobotną tzw. okres karencji. Oznacza to, że zasiłek zostanie przyznany dopiero po upływie 90 dni od dnia rejestracji w urzędzie. Co niezwykle istotne, okres pobierania zasiłku ulega skróceniu o te 90 dni oczekiwania. W praktyce pracownik traci więc prawo do wypłaty świadczenia za pierwsze trzy miesiące pozostawania bez pracy.

Ustawodawca wprowadził to rozwiązanie, aby zapobiegać sytuacjom, w których pracownicy dobrowolnie rezygnują z zatrudnienia, przerzucając ciężar swojego utrzymania na system ubezpieczeń społecznych. Porozumienie stron jest traktowane jako wyraz zgodnej woli pracownika na zakończenie pracy, stąd też państwo ogranicza w tym przypadku natychmiastową pomoc socjalną.

Wyjątki od zasady karencji – kiedy zasiłek przysługuje od razu?

Ustawa o promocji zatrudnienia przewiduje jednak katalog wyjątków, w których rozwiązanie umowy za porozumieniem stron nie powoduje utraty prawa do zasiłku od pierwszego dnia po rejestracji. Wyjątki te dotyczą sytuacji, w których inicjatywa rozwiązania umowy leżała de facto po stronie pracodawcy lub wynikała z obiektywnych, niezależnych od pracownika okoliczności życiowych. Zasiłek bez 90-dniowego okresu wyczekiwania przysługuje, gdy porozumienie stron nastąpiło z powodu likwidacji pracodawcy, upadłości lub niewypłacalności pracodawcy, zmniejszenia zatrudnienia z przyczyn dotyczących zakładu pracy (np. zwolnienia grupowe lub indywidualne), bądź zmiany miejsca zamieszkania pracownika, jeśli uniemożliwia ona dalsze wykonywanie pracy w dotychczasowym miejscu, a była podyktowana ważnymi względami osobistymi.

Aby pracownik mógł skorzystać z powyższych wyjątków i zarejestrować się w urzędzie pracy z prawem do natychmiastowego zasiłku, kluczowe jest odpowiednie sformułowanie dokumentów. Sama wiedza urzędnika o trudnej sytuacji firmy nie wystarczy – konieczne są twarde dowody w postaci zapisów w porozumieniu oraz w świadectwie pracy.

Obowiązki pracodawcy przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron

Rozwiązanie stosunku pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków, których niedopełnienie może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą lub grzywną. Do najważniejszych obowiązków należą:

Prawidłowe sporządzenie porozumienia – dokument powinien być sporządzony w formie pisemnej dla celów dowodowych. Musi zawierać jednoznaczne oświadczenie woli obu stron o rozwiązaniu umowy, dokładną datę ustania stosunku pracy oraz podpisy pracownika i osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy. Jeśli powodem rozstania są przyczyny leżące po stronie firmy, należy to wyraźnie opisać.
Wydanie świadectwa pracy – zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje rozwiązanie stosunku pracy. W dokumencie tym należy precyzyjnie wskazać tryb rozwiązania umowy (art. 30 § 1 pkt 1 KP). Jeżeli zachodzi jeden z wyjątków pozwalających na natychmiastowy zasiłek, pracodawca musi wpisać, że rozwiązanie nastąpiło z przyczyn niedotyczących pracownika.
Rozliczenie urlopu wypoczynkowego – pracodawca must udzielić pracownikowi urlopu w naturze do dnia rozwiązania umowy lub wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni urlopu (art. 171 KP). Ekwiwalent musi zostać wypłacony w ostatnim dniu zatrudnienia.
Wypłata należnych świadczeń finansowych – oprócz wynagrodzenia zasadniczego i ekwiwalentu za urlop, pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wszelkich wypracowanych premii, prowizji oraz ewentualnej odprawy (np. na podstawie ustawy o zwolnieniach grupowych, jeśli firma zatrudnia co najmniej 20 pracowników i redukuje zatrudnienie z przyczyn ekonomicznych).
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń w ZUS – pracodawca ma 7 dni od dnia ustania stosunku pracy na zgłoszenie wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego na formularzu ZUS ZWUA.

Spory przed sądem pracy – kiedy pracownik może odwołać się od porozumienia?

Choć porozumienie stron opiera się na zgodzie obu stron, w praktyce nierzadko dochodzi to sytuacji konfliktowych. Pracownicy, którzy podpisali porozumienie pod wpływem emocji, stresu lub nacisku ze strony przełożonego, często próbują wycofać się z tej decyzji. Sprawy takie trafiają przed sąd pracy.

Podważenie podpisanego porozumienia stron jest trudne, ale możliwe. Pracownik musi wykazać, że jego oświadczenie woli było obarczone wadą. Najczęściej powoływanymi wadami są błąd oraz groźba bezprawna. Typowym przykładem jest sytuacja, w której pracodawca stawia pracownikowi ultimatum: „albo podpisuje pan porozumienie stron, albo zwalniam pana dyscyplinarnie z wilczym biletem”.

Sądy pracy stoją na stanowisku, że samo przedstawienie pracownikowi alternatywy w postaci rozwiązania umowy za porozumieniem stron lub rozwiązania bez wypowiedzenia (dyscyplinarnie) nie stanowi groźby bezprawnej, pod warunkiem, że pracodawca miał rzeczywiste i uzasadnione podstawy do zastosowania trybu dyscyplinarnego. Jeśli jednak pracodawca nie miał żadnych podstaw do zwolnienia dyscyplinarnego, a użył tego argumentu jedynie jako środka nacisku psychologicznego, by zmusić pracownika do podpisania porozumienia, sąd pracy może uznać takie porozumienie za nieważne. Pracownik ma termin jednego roku od dnia, w którym stan obawy ustał (w przypadku groźby) lub od dnia wykrycia błędu, na złożenie pracodawcy pisemnego oświadczenia o uchyleniu się od skutków prawnych oświadczenia woli.

Praktyczny przykład – jak prawidłowo sformułować dokumenty?

Aby lepiej zobrazować omawiane zagadnienia, posłużmy się przykładem pani Anny, która pracowała jako starszy specjalista ds. marketingu. W związku z restrukturyzacją firmy i likwidacją jej stanowiska pracy, pracodawca zaproponował jej rozwiązanie umowy za porozumieniem stron. Pani Anna obawiała się, że straci prawo do zasiłku dla bezrobotnych, dlatego poprosiła o precyzyjne sformułowanie dokumentów.

W treści porozumienia stron znalazł się następujący zapis: „Strony zgodnie oświadczają, że rozwiązują umowę o pracę zawartą w dniu 1 stycznia 2020 r. na mocy porozumienia stron z dniem 30 listopada 2023 r. Przyczyną rozwiązania umowy o pracę jest likwidacja stanowiska pracy Starszego Specjalisty ds. Marketingu w ramach restrukturyzacji struktury organizacyjnej Pracodawcy (przyczyna leżąca wyłącznie po stronie Pracodawcy).”

Następnie pracodawca wydał pani Annie świadectwo pracy, w którym w punkcie dotyczącym trybu rozwiązania stosunku pracy wpisał: „Rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło na mocy porozumienia stron (art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy) z przyczyn niedotyczących pracownika – likwidacja stanowiska pracy w związku z restrukturyzacją zatrudnienia u Pracodawcy (ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników).”

Dzięki takiemu sformułowaniu dokumentów, pani Anna po zarejestrowaniu się w Powiatowym Urzędzie Pracy w grudniu otrzymała prawo do zasiłku dla bezrobotnych od dnia rejestracji, bez 90-dniowego okresu karencji. Pracodawca wywiązał się ze swoich obowiązków, wypłacając jej również należną odprawę oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop.

Najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców i pracowników

Brak pisemnej formy porozumienia – choć porozumienie ustne jest ważne, to brak dokumentu papierowego uniemożliwia precyzyjne wykazanie warunków rozstania przed urzędem pracy czy sądem.
Niewskazanie przyczyny niedotyczącej pracownika – pominięcie tego zapisu w świadectwie pracy przy faktycznej likwidacji stanowiska zamyka pracownikowi drogę do szybkiego uzyskania zasiłku.
Niedokładne określenie daty rozwiązania umowy – sformułowania typu „umowa rozwiąże się po przekazaniu obowiązków” są nieprecyzyjne i generują spory o termin wypłaty wynagrodzenia.
Uleganie presji czasu – pracownicy często podpisują porozumienie natychmiast, bez konsultacji z prawnikiem, a potem żałują decyzji, gdy dowiadują się o utracie prawa do zasiłku.
Błędne rozliczenie urlopu – przekonanie pracodawców, że przy porozumieniu stron nie trzeba wypłacać ekwiwalentu za urlop, co jest bezpośrednim naruszeniem przepisów prawa pracy.

Często zadawane pytania (FAQ) – Wypowiedzenie za porozumieniem stron a zasiłek

1. Czy urząd pracy może odmówić rejestracji po rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron?

Nie, urząd pracy nie może odmówić samej rejestracji jako osoba bezrobotna. Każdy obywatel spełniający kryteria ustawowe ma prawo zarejestrować się w urzędzie. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron wpływa jedynie na moment przyznania prawa do zasiłku dla bezrobotnych (karencja 90 dni) oraz na łączny czas jego pobierania, a nie na samą możliwość rejestracji czy korzystania z innych form wsparcia, takich jak ubezpieczenie zdrowotne czy oferty pracy.

2. Czy można zmienić tryb rozwiązania umowy w świadectwie pracy wstecz?

Tak, jest to możliwe, ale wymaga zgodnej woli obu stron lub wyroku sądu pracy. Jeśli pracodawca i pracownik zorientują się, że błędnie określili tryb rozwiązania umowy lub zapomnieli wpisać ważnych informacji (np. o przyczynach leżących po stronie pracodawcy), mogą sporządzić aneks do porozumienia stron, a pracodawca ma prawo wydać skorygowane świadectwo pracy. Pracownik może również w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie, a w razie odmowy – skierować sprawę do sądu pracy.

3. Co się dzieje z zasiłkiem, jeśli porozumienie stron nastąpiło z winy pracodawcy, ale firma nie zatrudnia 20 pracowników?

Ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników ma zastosowanie do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Jednak w przypadku mniejszych firm, jeśli rozwiązanie umowy za porozumieniem stron nastąpiło z przyczyn leżących wyłącznie po stronie pracodawcy (np. likwidacja stanowiska u mikroprzedsiębiorcy), pracownik również zachowuje prawo do zasiłku bez okresu karencji. Kluczowe jest, aby w świadectwie pracy widniał jasny zapis, że rozwiązanie umowy nastąpiło z przyczyn niedotyczących pracownika.

4. Czy podpisanie porozumienia stron w trakcie zwolnienia lekarskiego wpływa na zasiłek chorobowy?

Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego jest w pełni legalne, jeśli obie strony wyrażą na to zgodę. Po ustaniu stosunku pracy wypłatę zasiłku chorobowego przejmuje Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), pod warunkiem, że niezdolność do pracy powstała jeszcze w trakcie zatrudnienia i trwa nieprzerwanie. Sam tryb rozwiązania umowy nie wpływa negatywnie na prawo do pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu zatrudnienia, w przeciwieństwie do zasiłku dla bezrobotnych.

5. Czy w porozumieniu stron można zrzec się prawa do ekwiwalentu za urlop?

Nie, takie zrzeczenie się jest nieważne z mocy prawa. Zgodnie z art. 84 Kodeksu pracy, pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę. Zasada ta odnosi się również do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który jest świadczeniem o charakterze gwarancyjnym i substytutem wynagrodzenia. Wszelkie zapisy w porozumieniu stron, w których pracownik deklaruje, że rezygnuje z ekwiwalentu za urlop, są bezskuteczne, a pracownik może dochodzić ich wypłaty przed sądem pracy.

Podsumowanie i rekomendacje dla stron

Rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron to niezwykle przydatne i elastyczne narzędzie, które pozwala na rozstanie się w atmosferze wzajemnego szacunku i bez konieczności przechodzenia przez długotrwały okres wypowiedzenia. Wymaga ono jednak od obu stron dużej uważności i znajomości przepisów prawa pracy oraz ustawy o promocji zatrudnienia. Pracownik powinien zawsze dokładnie przeanalizować, czy podpisanie porozumienia nie pozbawi go środków do życia w postaci zasiłku dla bezrobotnych. Pracodawca natomiast musi pamiętać, że rzetelne i zgodne z prawdą udokumentowanie przyczyn rozstania leży nie tylko w interesie pracownika, ale chroni również samą firmę przed potencjalnymi roszczeniami przed sądem pracy.